Exact Globe+
Licenties
Dat hangt af van de processen die je wilt ondersteunen. Gaat het om financiële administratie, orderverwerking, voorraad, productie, HRM, CRM, projecten of rapportage? Dan bepaal je eerst het proces en daarna de juiste licentie.
Wil je snel richting krijgen? Gebruik de Exact configurator. Binnen enkele vragen krijg je inzicht in de software en licenties die het beste passen bij Exact Globe+, Exact Synergy Enterprise of Exact Online.
Op de licentiepagina van Oostkracht staat een praktisch overzicht van beschikbare licenties en uitbreidingen. De indeling is gericht op herkenbare bedrijfsprocessen, zoals boekhouden, factureren, HRM, orderadministratie, productie, projecten, rapportage, relatiebeheer en voorraad.
Bestaande klanten kunnen Exact Globe+ meestal uitbreiden met aanvullende modules, gebruikers of administraties.
Nieuwe klanten starten vaak met een combipakket. Oostkracht onderscheidt hiervoor praktisch drie richtingen: Starter MKB, Premium Handel en Professional Productie. Vanuit die basis kan de omgeving verder worden uitgebreid.
Ja. Met een licentiecheck wordt bekeken welke gebruikers, modules en administraties aanwezig zijn en wat daarvan daadwerkelijk wordt gebruikt.
Zo voorkom je dat je betaalt voor onderdelen die niet nodig zijn, of dat belangrijke functionaliteit juist ontbreekt. Praktisch, snel en gericht op kostenbeheersing.
Exact Globe+ past goed bij organisaties die een krachtige backoffice nodig hebben voor financiële, logistieke, projectmatige of productiegerichte processen.
Exact Synergy Enterprise is vooral geschikt als frontoffice voor workflows, documenten, HRM, CRM, projecten en samenwerking.
Exact Online is vaak interessant voor organisaties die vooral cloudgericht willen werken met een compacte inrichting. De juiste keuze hangt af van processen, complexiteit, koppelingen en groeiplannen.
Praktisch advies: Twijfel je over de juiste Exact-licentie? Start met procesanalyse en voorkom dat je te veel, te weinig of verkeerd inricht.
Algemeen
Exact Globe+ is de vernieuwde generatie van Exact Globe. De software ondersteunt onder andere financieel beheer, verkoop, inkoop, voorraad, productie, projecten en rapportages.
Voor veel organisaties vormt Globe+ de administratieve en logistieke basis van de bedrijfsvoering.
Exact Globe+ ondersteunt vooral backofficeprocessen. Denk aan boekhouding, debiteuren, crediteuren, grootboek, orderadministratie, facturatie, voorraadbeheer, inkoop, productie, projecten en managementinformatie.
Ja, koppelingen zijn mogelijk. De exacte route hangt af van de gebruikte versie, inrichting, beschikbare koppelingstechniek en de software waarmee gegevens worden uitgewisseld.
Bij koppelingen is het belangrijk om vooraf vast te leggen welke data leidend is, welke richting de gegevens op gaan en hoe fouten worden gesignaleerd.
Let minimaal op artikelgegevens, debiteuren, crediteuren, orders, voorraadmutaties, facturen, btw-codes, valuta, kostenplaatsen en autorisaties.
Een koppeling is pas betrouwbaar als ook logging, foutafhandeling en controleoverzichten zijn ingericht.
Ja, dat kan vaak prima. Controleer wel de installatievorm, rechten, printerinstellingen, Office-koppelingen, lokale paden, add-ins en performance.
Werk je met een lokale installatie naast een hosted omgeving, bepaal dan goed waar de database, bestanden en koppelingen zich bevinden.
Praktisch advies: Een technische inrichting is pas goed als de gebruiker er dagelijks betrouwbaar mee kan werken.
Functionele FAQ
Kostenplaatsen en kostendragers gebruiken je om kosten en opbrengsten verder te verbijzonderen. Zo kun je rapporteren op afdelingen, vestigingen, projecten, machines, productgroepen of andere verantwoordelijkheden.
Kostenplaatsen gebruik je meestal voor organisatorische onderdelen, zoals verkoop, magazijn, productie, administratie of directie. Zo zie je waar kosten ontstaan.
Kostendragers gebruik je om kosten of opbrengsten toe te wijzen aan iets waaraan kosten uiteindelijk worden toegerekend, zoals een project, productgroep, order, machine of activiteit.
Ja, afhankelijk van inrichting kan per grootboekrekening worden bepaald of een kostenplaats of kostendrager verplicht is. Dit helpt om rapportages compleet te houden.
Een prijslijst bevat algemene prijzen of kortingen. Een prijsafspraak is specifieker en geldt voor een bepaalde debiteur, klantgroep of afspraak.
Ja. Prijzen of kortingen kunnen afhankelijk zijn van aantallen, datums, eenheden of artikelgroepen. Dit vraagt om een duidelijke inrichting en goed onderhoud.
Orderinkoop maakt het mogelijk om bestellingen te genereren vanuit verkooporders. Dit is handig wanneer verkooporders direct moeten leiden tot inkoopbestellingen.
Bij klantordergestuurde inkoop, artikelen die niet standaard op voorraad liggen of situaties waarin de koppeling tussen verkooporder en bestelling belangrijk is.
Ja, afhankelijk van inrichting kan orderinkoop ook worden gebruikt in dropshipmentprocessen. Controleer daarbij goed magazijn, leverancier, afleveradres en orderkoppeling.
MRP helpt bij het bepalen van materiaal- en inkoopbehoefte op basis van voorraad, verkooporders, geplande leveringen, minimumvoorraden, levertijden en behoefteberekening.
Voorraadgestuurd betekent dat je stuurt op voorraadniveaus. Ordergestuurd betekent dat de behoefte vooral wordt bepaald door concrete verkoop- of productieorders.
Ja, op basis van instellingen zoals minimumvoorraad, maximumvoorraad, hoofdleverancier en behoefteberekening kunnen besteladviezen of bestellingen ontstaan.
Let op artikelinstellingen, levertijden, minimum- en maximumvoorraden, hoofdleveranciers, geplande leverdata, voorraadgestuurd/ordergestuurd en betrouwbare voorraadstanden.
Ja, met Exact Extender kunnen aanvullende velden worden toegevoegd. Dit is handig voor klantreferenties, projectinformatie, transportgegevens, configuratiegegevens of productspecifieke kenmerken.
Ja, maar dit vraagt vaak extra inrichting van layouts en koppelingen naar de juiste tabellen of velden. Test dit altijd in combinatie met orderregels, factuurregels en eventuele maatwerkprocessen.
Ja, mits de juiste versie, licentie, modules en inrichting beschikbaar zijn. Peppol is bedoeld voor gestructureerde e-facturatie, niet voor alleen een pdf per e-mail.
Afhankelijk van licentie, versie en inrichting kan ontvangst van e-facturen via Peppol mogelijk zijn. Controleer dit altijd vooraf per omgeving.
Een pdf is vooral leesbaar voor mensen. Een Peppol/e-factuur bevat gestructureerde gegevens die automatisch door systemen kunnen worden verwerkt.
Ja, afhankelijk van proces en instellingen kunnen bijlagen zoals algemene voorwaarden, pakbonnen, werkbonnen, specificaties, certificaten of projectbijlagen worden meegestuurd.
Dat hangt af van versie en inrichting. E-mailinstellingen kunnen centraal, per gebruiker of per administratie worden ingericht. Controleer ook SMTP, Exchange Online, afzender, rechten en templates.
Controleer e-mailmethode, SMTP- of Exchange-instellingen, afzender, rechten, firewall, poorten, spambeleid, SPF/DKIM/DMARC, gebruikersinstellingen, documentinstellingen, layout en bijlagen.
Praktisch advies: Inrichting bepaalt het resultaat. Laat instellingen aansluiten op het proces, niet andersom.
Overstap van Exact Globe Next naar Exact Globe+
Op termijn is overstappen verstandig, omdat de doorontwikkeling steeds meer richting Exact Globe+ gaat. Plan dit gecontroleerd en niet pas op het laatste moment.
De ondersteuning en ontwikkeling van software verandert in de tijd. Controleer altijd de actuele informatie van Exact en stem de planning af op je eigen omgeving.
De belangrijkste redenen zijn toekomstbestendige techniek, een vernieuwde gebruikersinterface, verdere doorontwikkeling en ondersteuning voor nieuwe functionaliteit en wettelijke ontwikkelingen.
De basis blijft herkenbaar, maar de interface en techniek veranderen. Gebruikers hebben meestal geen zware training nodig, maar wel een korte instructie en voldoende testtijd.
Ga hier voorzichtig mee om. In de praktijk moet goed worden gecontroleerd of versies, Excel-add-ins, werkstations en installatiepaden elkaar niet verstoren. Volg de installatie-instructies van Exact en test dit vooraf.
Controleer administraties, gebruikers, werkstations, RDS-omgeving, SQL Server, Exact-versie, Synergy-koppeling, maatwerk, add-ons, rapportages, layouts, Office, e-mail, Peppol/UBL en back-upstrategie.
De exacte stappen hangen af van omgeving, versie en installatievorm. Denk aan back-up, installatiecontrole, verwijderen of vervangen van componenten, update van software, databasecontrole en testen van hoofdprocessen.
Veelvoorkomende scenario’s zijn een standalone installatie of een netwerkinstallatie. Bij een netwerkomgeving staat SQL Server meestal op de server en krijgen werkstations een workstationinstallatie.
Bij productupdates of migraties kunnen databases worden bijgewerkt. Maak daarom altijd een actuele, controleerbare back-up voordat je start.
Dit is een belangrijk aandachtspunt. Controleer SDK-koppelingen, import/export-routines, maatwerkknoppen, Excel-add-ins, rapportages, webservices, scanoplossingen, WMS, Orbis, Elvy en andere integraties.
Test de volledige keten. Denk aan PSA-boekingen, projectdoorbelastingen, CRM-koppelingen, documenten, verzoeken, urenregistratie, synchronisaties, Office-integratie en maatwerkexports.
Meestal is een korte instructie voldoende. Laat key-users vooral dagelijkse processen testen: verkooporders, inkooporders, facturatie, bankverwerking, voorraad, productie/MRP, rapportages en documenten.
Layouts blijven vaak onderdeel van de administratie, maar test dit altijd. Controleer facturen, orderbevestigingen, pakbonnen, aanmaningen, e-mailteksten, Word Merge, PDF, logo’s, lettertypes en bijlagen.
Test alle e-mailprocessen opnieuw. Denk aan facturen, orderbevestigingen, aanmaningen, SMTP, Exchange Online, afzender per gebruiker of administratie, bijlagen, PDF-generatie en rechten op mappen.
Voor organisaties die werken met UBL, Peppol of internationale e-invoicing is de overstap extra relevant. Controleer versie, modules, landen, debiteurgegevens, btw-codes en factuurstromen.
Ja, dat is verstandig. Werk met een testomgeving of kopie van de administratie en laat key-users hun dagelijkse processen uitvoeren voordat je live gaat.
Test financieel, verkoop, inkoop, voorraad, productie/MRP, facturatie, rapportage, Synergy-koppelingen, e-mail, layouts en externe koppelingen.
De grootste risico’s zitten vaak in maatwerk, externe koppelingen, oude Office-versies, Excel-add-ins, PDF/printinstellingen, rechten, SQL Server-performance, verouderde werkstations en onvoldoende testwerk.
1. Inventariseer omgeving en processen.
2. Controleer techniek, rechten, back-up en koppelingen.
3. Voer een testmigratie uit.
4. Laat key-users testen.
5. Test koppelingen en rapportages.
6. Neem een go/no-go-besluit.
7. Voer de productiemigratie uit en test direct na livegang de kritieke processen.
Plan niet vlak voor maandafsluiting, jaarafsluiting, piekdrukte of een grote facturatieronde. Zorg dat key-users beschikbaar zijn en dat er ruimte is voor nazorg.
Praktisch advies: behandel de overstap naar Globe+ als een kleine migratie. Dan houd je grip op techniek, proces en gebruiker.
Exact Synergy Enterprise
Licenties
Dat hangt af van de processen die je wilt ondersteunen. Gaat het om financiële administratie, orderverwerking, voorraad, productie, HRM, CRM, projecten of rapportage? Dan bepaal je eerst het proces en daarna de juiste licentie.
Wil je snel richting krijgen? Gebruik de Exact configurator. Binnen enkele vragen krijg je inzicht in de software en licenties die het beste passen bij Exact Globe+, Exact Synergy Enterprise of Exact Online.
Op de licentiepagina van Oostkracht staat een praktisch overzicht van beschikbare licenties en uitbreidingen. De indeling is gericht op herkenbare bedrijfsprocessen, zoals boekhouden, factureren, HRM, orderadministratie, productie, projecten, rapportage, relatiebeheer en voorraad.
Ja. Met een licentiecheck wordt bekeken welke gebruikers, modules en administraties aanwezig zijn en wat daarvan daadwerkelijk wordt gebruikt.
Zo voorkom je dat je betaalt voor onderdelen die niet nodig zijn, of dat belangrijke functionaliteit juist ontbreekt. Praktisch, snel en gericht op kostenbeheersing.
Exact Globe+ past goed bij organisaties die een krachtige backoffice nodig hebben voor financiële, logistieke, projectmatige of productiegerichte processen.
Exact Synergy Enterprise is vooral geschikt als frontoffice voor workflows, documenten, HRM, CRM, projecten en samenwerking.
Exact Online is vaak interessant voor organisaties die vooral cloudgericht willen werken met een compacte inrichting. De juiste keuze hangt af van processen, complexiteit, koppelingen en groeiplannen.
Praktisch advies: Twijfel je over de juiste Exact-licentie? Start met procesanalyse en voorkom dat je te veel, te weinig of verkeerd inricht.
Algemeen
Exact Synergy Enterprise is een webbased platform voor workflow, documentbeheer, CRM, HRM, projecten, PSA, portalen en samenwerking.
Waar Globe+ vooral de financiële en logistieke transacties verwerkt, legt Synergy het proces, de communicatie en de context vast.
De belangrijkste onderdelen zijn CRM, workflow, documentbeheer, HRM, projecten/PSA, social collaboration, workspaces, portalen, rapportages, autorisatie en integratie met Exact Globe+.
Ja, koppelingen zijn mogelijk. Synergy wordt vaak gekoppeld aan portals, maatwerkapplicaties, mobiele oplossingen, BI-omgevingen of andere bedrijfssoftware.
Leg vooraf vast welke entiteiten worden uitgewisseld, zoals relaties, medewerkers, projecten, verzoeken, documenten of uren.
Exact Synergy Enterprise heeft mobiele mogelijkheden waarmee medewerkers onderweg verzoeken kunnen behandelen, informatie kunnen raadplegen en processen kunnen opvolgen.
De beschikbaarheid en functionaliteit zijn afhankelijk van licentie, versie en inrichting.
Gebruik Synergy wanneer je grip wilt op processen die vóór, naast of na de financiële verwerking plaatsvinden. Denk aan goedkeuringen, HR-processen, klantdossiers, projectregistratie, documenten, servicevragen en interne samenwerking.
Praktisch advies: Synergy regelt het proces. Globe+ regelt de financiële verwerking. Samen vormen ze een krachtige Exact-omgeving.
HRM
Synergy kan worden ingezet voor werving en selectie, onboarding, personeelsadministratie, organisatiebeheer, contractbeheer, verlof, ziekteverzuim, beoordelingen, competenties, opleidingen, mutaties, uitstroom en HR-rapportages.
Vacatures, sollicitanten, cv’s, gespreksnotities en goedkeuringsflows kunnen centraal worden vastgelegd. Kandidaten kunnen worden gekoppeld aan vacatures en beoordeeld op basis van functie-eisen of competenties.
Bij indiensttreding worden medewerkersgegevens, functie, afdeling, manager, kostenplaats, contractgegevens en rechten vastgelegd.
Met workflows kun je acties uitzetten voor HR, ICT, finance en de leidinggevende. Denk aan laptop, telefoon, toegangspas, accounts en contractdocumenten.
De personeelsadministratie vormt het digitale medewerkersdossier. Hierin staan gegevens zoals adres, functie, afdeling, manager, dienstverband, contracten, rooster, documenten en HR-mutaties.
De organisatiestructuur bepaalt vaak de route van workflows. Een verlofaanvraag gaat naar de manager, een declaratie naar de budgethouder en een functiewijziging naar HR.
Daarom moeten afdelingen, rollen, managers en rechten goed zijn ingericht.
Arbeidscontracten, verlengingen, einddata, uren, functies en contractdocumenten kunnen worden vastgelegd en bewaakt. Rapportages helpen om tijdig actie te nemen bij aflopende contracten.
Medewerkers kunnen verlof aanvragen, managers kunnen goedkeuren en HR houdt zicht op saldo, bezetting en afwezigheid. De betrouwbaarheid staat of valt met juiste roosters en verlofsoorten.
Ja. Ziekmeldingen, herstelmeldingen, verzuimpercentages, documenten en opvolgacties kunnen via workflows worden ondersteund. Voor Nederlandse organisaties kan dit worden uitgebreid met processtappen rondom re-integratie.
Roosters bepalen beschikbaarheid, verlofberekening, FTE en bezetting. Een correcte roosterinrichting voorkomt fouten in verlof, verzuim en rapportage.
Beoordelingsrondes, voortgangsgesprekken, doelstellingen, competenties, opleidingen en ontwikkelafspraken kunnen via workflows en documenten worden vastgelegd in het medewerkersdossier.
Synergy ondersteunt vooral de vastlegging en goedkeuring van HR-mutaties die relevant zijn voor payroll. De daadwerkelijke salarisverwerking vindt meestal plaats in een payrolloplossing of gekoppelde administratie, afhankelijk van de inrichting.
Bij uitdiensttreding kunnen acties worden uitgezet voor overdracht, blokkeren van accounts, inleveren van middelen, eindafrekening, documenten en exitgesprek. Zo wordt het proces controleerbaar afgerond.
Denk aan FTE, headcount, afdelingen, functies, contracten, verlof, verzuim, instroom, uitstroom, beoordelingen, competenties en openstaande HR-workflows.
Praktisch advies: Een goed HR-proces begint met betrouwbare medewerkergegevens.
CRM
Synergy ondersteunt relatiebeheer, contactpersonen, leads, opportunities, salesactiviteiten, offertes, campagnes, klantcommunicatie, documenten, workflows, klachten, servicevragen, contracten, segmentatie, rapportages en klantportalen.
Relatiebeheer legt klanten, prospects, leveranciers, partners en andere relaties centraal vast. Op de relatiekaart vind je gegevens, contactpersonen, documenten, verzoeken, historie en verantwoordelijkheden.
Je legt vast wie bij een relatie hoort, zoals directie, inkopers, financiële administratie, projectleiders of technische contactpersonen. Zo weet iedere afdeling met wie zij communiceert.
Een lead kan ontstaan via website, campagne, beurs, telefoongesprek, bestaande klant of partner. In Synergy leg je de lead vast, kwalificeer je deze en bepaal je de volgende actie.
Opportunitybeheer helpt om commerciële kansen te volgen van eerste interesse tot gewonnen of verloren opdracht. Denk aan fase, verwachte omzet, kanspercentage, sluitingsdatum en verantwoordelijke accountmanager.
Telefoongesprekken, afspraken, demo’s, opvolgacties, e-mails en bezoekverslagen kunnen worden gekoppeld aan relatie, contactpersoon, opportunity of workflow. Zo blijft opvolging zichtbaar.
Ja. De offerte zelf kan via Globe+, een template, Word Merge of een ander traject worden gemaakt. Synergy bewaakt vooral het commerciële dossier, de status, goedkeuring en opvolging.
Campagnes kunnen worden ondersteund met selecties, documenten, mail merge, workflows en opvolgacties. De uitkomst kan een lead, opportunity of taak voor sales zijn.
Omdat belangrijke afspraken anders in persoonlijke mailboxen blijven staan. Door communicatie te koppelen aan de klant ontstaat één gedeeld klantbeeld voor sales, service, administratie en management.
Offertes, contracten, gespreksverslagen, e-mails, correspondentie en getekende documenten kunnen worden gekoppeld aan de juiste relatie of workflow.
Workflow zorgt voor procesmatige opvolging. Denk aan nieuwe leads, offertegoedkeuring, klantwijzigingen, klachten, serviceverzoeken, terugbelverzoeken en contractverlengingen.
Ja. Klachten of servicevragen kunnen als workflow worden vastgelegd, inclusief behandelaar, status, deadline, bijlagen en opvolgactie.
Contracten, SLA’s, raamafspraken, prijsafspraken, verlengdata en contractdocumenten kunnen worden gekoppeld aan relaties en workflows. Zo worden afspraken beter bewaakt.
Relaties en contactpersonen kunnen worden ingedeeld op branche, regio, klanttype, productinteresse, accountmanager of campagnegroep. Dit helpt bij gerichte sales- en marketingacties.
Denk aan openstaande kansen, forecast, pipeline, gewonnen en verloren opdrachten, klantstatussen, activiteiten, servicevragen en commerciële opvolging.
De kern is één centraal klantbeeld. Relaties, contactpersonen, documenten, workflows, kansen, servicevragen en communicatie komen samen op één plek.
Praktisch advies: CRM werkt pas goed als iedereen dezelfde klantinformatie gebruikt.
Projecten en PSA
PSA staat voor Professional Services Automation. Het ondersteunt organisaties die werken met projecten, uren, kosten, budgetten, goedkeuringen, doorbelasting en facturatie.
Je gebruikt PSA om het volledige projectproces te beheersen: project aanmaken, budget vastleggen, medewerkers plannen, uren en kosten registreren, goedkeuren, factureren en financieel verwerken.
Denk aan projectnaam, klant, projectmanager, start- en einddatum, status, type, divisie, budget, activiteiten en betrokken medewerkers.
Met projectbudgetten leg je verwachte uren, kosten en opbrengsten vast. Daarna vergelijk je begroting en werkelijkheid. Zo krijg je grip op marge en projectresultaat.
Medewerkers boeken uren op project, activiteit, klant of interne taak. Daarna kunnen uren worden gecontroleerd en goedgekeurd door projectmanager of leidinggevende.
Ja. Denk aan reiskosten, kilometers, verblijfskosten, materiaal, externe kosten en overige projectkosten. Deze kosten kunnen worden gebruikt voor nacalculatie, doorbelasting of facturatie.
Alleen gecontroleerde uren en kosten worden verder verwerkt. Zo voorkom je foutieve doorbelasting, verkeerde facturatie of onbetrouwbare projectresultaten.
Declarabel betekent dat uren of kosten aan de klant mogen worden doorbelast. Niet alle uren zijn automatisch declarabel. Denk aan interne uren, garantie, service of niet-facturabele werkzaamheden.
Intercompany-doorbelasting betekent dat uren of kosten intern worden doorbelast tussen verschillende bedrijven of divisies. Bijvoorbeeld wanneer een medewerker van bedrijf A werkt op een project van bedrijf B.
Factuurvoorstellen zijn conceptfacturen op basis van goedgekeurde uren en kosten. De projectmanager of administratie beoordeelt wat wel en niet aan de klant wordt gefactureerd.
Synergy is vooral de proces- en registratielaag. De financiële verwerking, zoals verkoopfacturen en boekingen, vindt meestal plaats in Exact Globe+ of een gekoppelde administratie.
Dit is de job die PSA-gegevens vanuit Synergy kan verwerken richting Exact Globe+. Denk aan uren, kosten, factuurgegevens en financiële boekingen, afhankelijk van de inrichting.
Nacalculatie is het vergelijken van budget en werkelijkheid. Je kijkt naar begrote uren, werkelijke uren, kosten, omzet en marge.
PSA is geschikt voor organisaties die werken met projecten, uren en doorbelasting. Denk aan consultancy, ICT-dienstverlening, engineering, installatie, detachering en professionele services.
Synergy regelt projecten, uren, kosten, documenten, goedkeuringen en workflow. Globe+ regelt de financiële administratie, zoals boekingen, facturen, grootboek en debiteuren.
Praktisch advies: PSA zorgt voor grip op projectresultaat: van planning tot facturatie.
Social Collaboration en Workspaces
Social Collaboration is de interne samenwerkingsomgeving. Medewerkers delen updates, reageren op berichten en werken samen rondom klanten, projecten, afdelingen of thema’s.
Je kunt updates plaatsen, berichten delen, reageren, documenten onder de aandacht brengen, discussies voeren, informatie koppelen en samenwerken in groepen.
De timeline is een interne nieuwsfeed binnen Synergy. Hier plaatsen medewerkers vragen, updates, mededelingen of projectinformatie.
Groepen gebruik je voor samenwerking rondom een onderwerp, team, afdeling, klant of project. Denk aan projectgroepen, HR-teams, sales-teams, key-users of supportteams.
Ja. Berichten kunnen worden gekoppeld aan relaties, klanten, projecten, documenten, medewerkers, artikelen, workspaces of groepen. Daardoor blijft informatie vindbaar in de juiste context.
Ja. Offertes, contracten, verslagen, instructies of projectdocumenten kunnen onder de aandacht worden gebracht bij de juiste groep of medewerker.
Een Workspace is een persoonlijke of rolgerichte startpagina met widgets, snelkoppelingen en overzichten. Een medewerker ziet direct wat aandacht vraagt.
Social Collaboration gaat over communicatie en samenwerking. Workspaces gaan over dashboards, taken, signaleringen en snelkoppelingen.
Widgets zijn blokken op een workspace. Denk aan openstaande verzoeken, mijn taken, projecten, klantinformatie, documenten, rapportages, HR-acties, urenregistratie of facturatieoverzichten.
Een projectgroep kan projectupdates, documenten, besluiten, acties, planning, risico’s en klantinformatie centraal verzamelen. Zo raakt projectcommunicatie minder verspreid over e-mail en chats.
Een management-workspace kan bestaan uit openstaande goedkeuringen, KPI’s, projectresultaten, verkoopkansen, verzuim, workflows en rapportages.
Bepaal welke groepen nodig zijn, wie eigenaar is, wie mag plaatsen, wie mag meelezen, welke workspaces per rol nodig zijn en welke widgets relevant zijn.
Werk met vaste naamgeving, duidelijke groepseigenaren, afspraken over wie groepen mag aanmaken en periodieke controle op oude groepen.
Gebruik een bericht voor informatie, update of discussie. Gebruik een verzoek wanneer er formele actie, goedkeuring, registratie of bewaking nodig is.
Informatie wordt opgeslagen op de juiste plek: bij de klant, het project, het document of de groep. Daardoor is informatie beter vindbaar en minder persoonsafhankelijk.
Praktisch advies: Samenwerken werkt beter als informatie direct in de juiste context staat.
Outlook e-mail opslaan in Exact Synergy Enterprise
Selecteer of open de e-mail in Outlook en kies in de Synergy-integratie voor opslaan of opslaan als. Bij opslaan als kun je velden invullen, zoals documenttype, onderwerp, relatie, project of medewerker.
Je hebt de Synergy Office Integration nodig. Dit is de Outlook-add-in waarmee e-mails als document in Exact Synergy Enterprise kunnen worden opgeslagen.
Opslaan gebruikt de standaardinstellingen. Opslaan als geeft meer controle over documenttype, koppeling, onderwerp, beveiliging en overige velden.
Ja, mits het gekozen documenttype bijlagen toestaat en de inrichting dit ondersteunt. Controleer dit altijd bij de documentinstellingen.
De e-mail wordt opgeslagen als document. Afhankelijk van de gekozen velden wordt deze gekoppeld aan bijvoorbeeld een klant, relatie, project, medewerker of verzoek.
Omdat belangrijke communicatie dan centraal beschikbaar is. Collega’s hoeven niet te zoeken in persoonlijke mailboxen en vinden informatie terug bij het juiste dossier.
Controleer of de add-in is geïnstalleerd en actief is. Kijk in Outlook bij Bestand, Opties, Invoegtoepassingen. Controleer daarnaast rechten, login en versiecompatibiliteit.
Ja, in bepaalde inrichtingen kan een Outlook-map worden gekoppeld aan Synergy. E-mails die in die map terechtkomen, kunnen automatisch worden opgeslagen als document.
Maak een Outlook-map aan, koppel deze via de Synergy-integratie aan een documenttype en verplaats e-mails handmatig of via Outlook-regels naar die map.
Ja. Een regel kan bijvoorbeeld e-mails van een klant naar een specifieke map verplaatsen. Als die map aan Synergy is gekoppeld, kan de mail automatisch worden opgeslagen.
Denk aan een niet-actieve add-in, ontbrekende login, onvoldoende rechten, verkeerd documenttype, verplichte velden, bijlagen die niet zijn toegestaan, te grote bijlagen of compatibiliteitsproblemen met Outlook.
Controleer dit per omgeving. De nieuwe Outlook werkt anders dan de klassieke Outlook. Add-ins en automatische folderinstellingen kunnen daardoor anders werken of aanvullende configuratie vragen.
Werk met herkenbare mappen zoals Synergy – Klantmails, Synergy – Projectmails, Synergy – Contracten en Synergy – Support. Koppel per map het juiste documenttype.
Praktisch advies: E-mail wordt pas echt waardevol als deze bij het juiste dossier wordt opgeslagen.
Exact Online
Exact Online maakt het mogelijk om financiële, logistieke, project- en productieprocessen online te beheren. U werkt in de cloud, heeft real-time inzicht en kunt processen zoals boekhouden, factureren, bankverwerking en documentverwerking verder automatiseren. Oostkracht helpt u graag bij het kiezen, inrichten en optimaliseren van de juiste Exact Online omgeving.
Met de Exact Online app heeft u onderweg toegang tot belangrijke gegevens uit uw administratie. Denk aan inzicht in financiële cijfers, openstaande posten, het scannen van bonnetjes of facturen en het registreren van uren. Afhankelijk van uw Exact Online abonnement en inrichting kunnen ook functies zoals verlof, loonstroken of voorraadhandelingen beschikbaar zijn. Exact vermeldt onder meer mobiel scannen van bonnetjes, uren bijhouden en toegang tot financiële gegevens als functies van de app.
Voor handels- en productiebedrijven zijn er daarnaast mobiele mogelijkheden rondom voorraadbeheer, zoals barcode scannen, voorraad tellen, goederen ontvangen en locatieverplaatsingen.
Gegevens kunnen in Exact Online vaak worden geïmporteerd via standaard importfuncties of via CSV- en Excelbestanden. Denk aan stamgegevens zoals relaties, artikelen, grootboekrekeningen, openstaande posten of beginbalansen.
Bij een overstap is het belangrijk om vooraf te bepalen welke gegevens schoon en compleet genoeg zijn om mee te nemen. Niet alles hoeft altijd één-op-één gemigreerd te worden. Vaak is het slimmer om alleen actuele stamgegevens, openstaande posten en beginsaldi over te zetten en historische gegevens apart beschikbaar te houden. Exact benoemt importmogelijkheden vanuit onder andere Exact Globe, Exact Compact, Unit4, Davilex en AccountView, naast import/export via CSV of Excel.
De digitale brievenbus is de plek waar inkomende documenten digitaal binnenkomen en verwerkt kunnen worden. Denk aan inkoopfacturen, bonnetjes, scans of digitale facturen.
Met Scan & Herken kunnen facturen en bonnen via app of e-mail worden aangeleverd. Exact Online kan deze documenten vervolgens digitaal opslaan, herkennen en klaarzetten voor verwerking. Daardoor ontstaat één centraal digitaal archief, gekoppeld aan uw administratie.
In de praktijk zorgt dit voor minder handmatig invoerwerk, minder losse e-mails en beter inzicht in de status van documenten.
Bent u uw wachtwoord vergeten, dan kunt u op de inlogpagina van Exact Online kiezen voor Wachtwoord vergeten? Daarna volgt u de instructies om een nieuw wachtwoord in te stellen. Exact beschrijft deze route ook in de eigen supportinformatie voor inloggen bij Exact Online.
Is een gebruiker geblokkeerd of lukt herstellen niet, dan kan een beheerder vaak helpen via het gebruikersbeheer. Bij twijfel is het verstandig om de Exact Online beheerder binnen uw organisatie te benaderen.
MFA staat voor Multi-Factor Authentication, ook wel tweestapsverificatie. Naast uw gebruikersnaam en wachtwoord gebruikt u een extra controle, bijvoorbeeld een code via een authenticatie-app.
Dit is belangrijk omdat uw administratie gevoelige bedrijfsgegevens bevat. Zelfs wanneer iemand uw wachtwoord weet, kan die persoon zonder de extra verificatie niet zomaar inloggen. Exact geeft aan dat tweestapsverificatie sinds 25 mei 2018 standaard is aangezet voor Exact Online gebruikers.
Kort gezegd: MFA is geen overbodige stap, maar een extra beveiligingslaag voor uw bedrijfsadministratie.
Ja, migreren van Exact Globe naar Exact Online is mogelijk, maar het vraagt wel om een goede voorbereiding. Exact Globe en Exact Online zijn namelijk verschillende omgevingen. Niet elk proces, rapport of maatwerkonderdeel werkt automatisch hetzelfde.
Bij een migratie kijkt u onder andere naar:
- welke administraties meegaan;
- welke stamgegevens worden opgeschoond;
- welke openstaande posten worden overgenomen;
- hoe de beginbalans wordt ingericht;
- welke historie beschikbaar moet blijven; (max huidige en voorliggende boekjaar)
- welke koppelingen opnieuw ingericht moeten worden;
- welke gebruikers en rechten nodig zijn.
Oostkracht adviseert om een migratie niet alleen technisch te bekijken, maar vooral procesmatig. Welke werkwijze wilt u behouden, verbeteren of juist eenvoudiger maken?
Bij het kiezen van een Exact Online abonnement is alleen de prijs niet voldoende. Belangrijker is of het abonnement past bij uw processen en volume.
Let vooral op:
Aantal boekingsregels
Exact Online abonnementen kennen limieten voor het aantal boekingsregels per administratie per maand. Op de actuele Exact abonnementenpagina wordt bijvoorbeeld gesproken over aantallen zoals minder dan 10.000 of minder dan 25.000 boekingsregels per administratie per maand, afhankelijk van de editie en uitbreidingsmogelijkheden.Â
Aantal gebruikers
Controleer hoeveel gebruikers inbegrepen zijn en welke gebruikers extra nodig zijn. Denk aan medewerkers die boeken, goedkeuren, rapporteren of alleen meekijken.
Aantal administraties
Heeft u meerdere bv’s, werkmaatschappijen, vestigingen of administraties? Controleer dan hoeveel administraties inbegrepen zijn en wat een extra administratie kost.
Functionaliteit
Niet elk abonnement bevat dezelfde functies. Denk aan boekhouden, facturatie, automatische factuurverwerking, debiteurenbeheer, voorraad, projecten, productie, rechtenbeheer of rapportages.
Bankkoppelingen
Ook het aantal bankkoppelingen kan per abonnement verschillen. Exact vermeldt bijvoorbeeld dat bij bepaalde boekhoudabonnementen een maximum geldt, terwijl bij Professional bankkoppelingen onbeperkt kunnen zijn.Â
Kortom: kies het abonnement op basis van gebruik, processen en groei. Niet alleen op basis van de laagste maandprijs.
Ja. Met Exact Online kunt u elektronische facturen via het Peppol-netwerk versturen en ontvangen. Voor gebruik moet uw organisatie eenmalig worden geregistreerd en gecontroleerd voor Peppol. Exact geeft aan dat e-facturatie via Peppol beschikbaar is binnen Exact Online en dat registratie nodig is om facturen via het netwerk te kunnen verzenden en ontvangen.
Peppol is vooral interessant wanneer u veilig, gestructureerd en digitaal wilt factureren. Zeker bij zakelijke klanten en overheidsinstanties wordt e-facturatie steeds belangrijker.
Exact Online ondersteunt bankkoppelingen met verschillende Nederlandse banken. Exact noemt onder andere ABN AMRO, ING, Rabobank, Triodos, bunq, Knab, SNS/ASN, ASN, RegioBank en Van Lanschot. Per bank kan de soort koppeling verschillen, bijvoorbeeld een PSD2-koppeling of een specifieke automatische bankkoppeling.
Met een bankkoppeling worden bankafschriften automatisch ingelezen in Exact Online. Hierdoor hoeft u minder handmatig te importeren en blijft de administratie sneller actueel.
Ja. Oostkracht helpt bij het beoordelen van uw processen, het kiezen van het juiste abonnement, het inrichten van Exact Online en het begeleiden van een overstap vanuit bijvoorbeeld Exact Globe. Praktisch, helder en zonder onnodige complexiteit.
Scherpe prijzen. Helder advies. Eenvoudig.